Project est un outil considéré comme indispensable et incontournable pour organiser et piloter des projets, cet outil est lancé par Microsoft dès 1984.

L’éditeur n’a cessé de faire évoluer son produit afin qu’il soit mieux adapté aux besoins changeants des professionnels en charge de la gestion de projets.
En plus de son ergonomie largement améliorée, les versions 2016 et 2019 de Project propose également de multiples nouvelles fonctionnalités : possibilité de partager des rapports, de tester des changements et de les annuler si nécessaire, d’utiliser simultanément plusieurs échelles de temps (fonction Chronologie) pour disposer sur une même représentation d’une vision globale des différents aspects d’un projet (ingénierie commerciale et ingénierie technique par exemple).

Ainsi les participants à cette formation vont apprendre à tirer parti des versions 2016 et 2019.

Objectif opérationnel

Savoir utiliser MS Project pour planifier un projet et en suivre l’avancement

Objectifs pédagogiques

Concrètement, à l’issue de cette formation MS Project 2016/2019, les participants auront acquis les connaissances et compétences nécessaires pour :

• Disposer d’une méthodologie précise de planification et de suivi de projet
• Connaître les meilleures pratiques pour optimiser la gestion d’un projet et le temps consacré à son suivi grâce à MS Project
• Comprendre comment consolider plusieurs projets et créer des tableaux de bord de suivi
• Savoir partager des rapports percutants

Public :

Cette formation s’adresse aux chefs de projet ainsi qu’à tous membres d’équipe projet chargés de la gestion, de la planification et du suivi.

Prérequis :

Afin de suivre ce stage il est nécessaire d’avoir des connaissances de Windows et d’être déjà sensibilisé aux problèmes de planification et de suivi dans un projet.

Présentation de Microsoft Project (MS Project)

Présentation de l’architecture d’EPM
Vue d’ensemble de MS Project
Prise en main de l’interface
Présentation du ruban
Gestion des affichages, des options et des échelles de temps
Utiliser la fonctionnalité de recherche

Démarrage du projet et ordonnancement

Le mode de planification
Créer un nouveau projet
Création du diagramme de Gantt (tâches, durées)
Typer la planification : ajouter une colonne dans une table
Créer et Modifier les calendriers (jours ouvrés et heures de travail)
Créer les liens entre les tâches
Tâches inactives
Afficher le chemin de la tâche
Prédécesseurs d‘entraînement
Spécifier la date de début du projet
Organiser les phases du projet
La planification descendante
La Chronologie –Timeline
Flexibilité de la chronologie
Respecter les dates butoirs (dates imposées)
Visualiser le “retro-planning” d’un projet
Créer un projet à partir d’un modèle
Enregistrer un projet en tant que modèle
Créer des tâches répétitives
Ajouter des graphiques au diagramme de Gantt
Modifier les affichages
Recentrer un affichage sur le planning
Créer des affichages communs à tous les projets par défaut : Le Global.mpt

Plans de charges

Créer une nouvelle ressource
Caractériser une ressource
Affecter une ressource à une tâche
Intégration de Microsoft Project avec Lync
Durée et Travail
Algorithme de calcul
Les types de tâches
Utilisation de l’algorithme d’équilibrage des tâches et du projet
Utilisation de l’algorithme de répartition égale du travail entre les ressources
Utilisation de l’algorithme de répartition inégale du travail entre les ressources

Coûts du projet

Visualiser et renseigner les coûts fixes des tâches
Les coûts d’utilisation des ressources

Contrôle et optimisation

Détection des sur-utilisations
Planificateur d’équipe – Utilisation de Team Planner
Audit des ressources
Partager des ressources entre plusieurs projets
Comparer des projets
Comparaison de ressources
Engagement des ressources

Suivi de projet avec Microsoft Project

Enregistrer et visualiser le planning de référence
Saisir et visualiser l’historique des plannings du projet
Préparation de l’interface
Avancement automatique calé sur la date d’état
Saisir l’avancement du projet
Mise à jour par la durée
Mise à jour par la charge
Pilotage : tableau récapitulatif
Gérer les tâches qui “dérapent” et ne respectent plus leurs échéances
Afficher les courbes d’avancement
Suivre les coûts des projets
Afficher les coûts mois par mois dans le temps

Planifier avec un projet consolidé

Consolider plusieurs projets
Créer des dépendances entre différents projets
Enregistrer un projet “Maître”

Analyse graphique

Créer des tableaux de bord

Impressions et exportations de données avec Microsoft Project

Création de rapports
Personnaliser les rapports
Exporter un rapport
Utiliser les rapports visuels
Copier les diagrammes de Gantt hors de MS Project
Afficher plusieurs projets sur feuille A4
Exporter le diagramme de Gantt hors de MS Project
Utiliser les données MS Project dans MS Excel
Présenter les rapports de projet dans MS PowerPoint